Samsun Eczacı Odası Açıklaması
2025 YILI BİTERKEN KONTROL/DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
Değerli Meslektaşlarımız; 2025 yılı biterken eczanelerimiz açısından kontrol edilmesi veya dikkat edilmesi gereken hususları bilgilerinize sunuyoruz.
Sayım Yapılması: Mümkünse üç ayda bir mümkün olamıyorsa da yılda bir mutlaka karekodlu sayım yapılmalıdır. Az da olsa sapmalar ancak sayımlarla düzelebilmektedir. 24 Ekim 2025 tarihine kadar tanınan deaktivasyon işlemi için sayım yapılmışsa tekrar sayım yapılmayabilir.
Envanter Kontrolü: E-Arşiv, E-Fatura, E-Defter’den sonra 1 Ocak 2026 itibarıyla E-Envanter’e geçilecektir. Bu nedenle eczanelerimizdeki fiili envanter ile muhasebe kayıtlarındaki envanterin eşit olmasına dikkat edilmelidir. Farklılık durumu varsa muhasebe ile iletişime geçilerek 31 Aralık 2025 tarihli envanterde durum dengelenmelidir.
İTS Kontrolü: Sayım sonrası eczanedeki ilaçların karekodları ile İlaç Takip Sistemi’nde (İTS) görünen karekodların uyumluluğu kontrol edilmeli, varsa farklılık uyumlu hale getirilmelidir. Deaktivasyon işlemi sonrasında uyumlu hale getirilmişse de ara ara kontrol edilmelidir. Eczane rafındaki mevcut stok ile İTS’ndeki stok farkı ilerleyen zamanlarda sorun oluşturabilmektedir. ITS’de eczane üzerine kayıtlı olup eczane stoklarında mevcut olmayan ilaçlar için ceza uygulanmaktadır.
Renkli Reçete Sistemi Kontrolü: Renkli reçete sistemine girilerek e-Defter menüsünden e-Defterde görünen adetler ile rafta bulunan adetler kontrol edilmelidir. Arada kalan ürünlerin arada kalma durumu ortadan kaldırılmalıdır. Miadı dolanların da imhaya gönderilmek üzere ayrı bir yerde hazır bulunduğu da kontrol edilmelidir. Denetlemelerde sorulduğunda gösterilmesi zorunludur.
SGK Kesintileri Kontrolü: Yıl içerisinde kesinti oluşmuşsa kesinti tutarını gösteren belge MEDULA’dan çıktı alınarak muhasebeye iletilmelidir.
KKİ Sorunlu İlaçların Kontrolü: Kamu Kurum İskontosu’nun (KKİ), kamuya fatura edildiğinin belgelenmesinden sonra eczaneye ödenen ilaçların; alınış adetleri, koop/depoya fatura kesilip kesilmediği, koop/deponun eczanenin ekstresinden düşülüp düşülmediği kontrol edilmelidir. Yıl içerisinde işlemini atlamış olduğunuz ilaçlar için KKİ ekstrenizden düşmeyecek ve zarar oluşturacaktır. KKİ sorunlu ilaçların listesine odamız web sayfasından ulaşabilirsiniz.
MEDULA – Hasılat Kontrolü: Eczane hasılatı, gelir/gider dengesini 4 hususta etkilemektedir.
· SGK Hizmet Bedeli Miktarı
· SGK’ya yapılan İskonto Oranı
· Yardımcı Eczacı Çalıştırıp Çalıştırmama Durumu ve
· İkinci Eczacı Çalıştırıp Çalıştırmama Durumu
Ayrıca; eczanelerin maliyeye beyan edilen hasılatı, SGK Hasılatından az olamaz. (SGK Hasılatı = SGK’ya kesilen fatura + Katılım payları + ilaç fiyat farkları) Böyle bir durum oluşmuşsa SGK tarafından bir sonraki dönemde tespit edilerek düzeltilmesi talep edilmektedir. Oluşan iskonto ve hizmet bedeli farkı mahsuplaşma işlemi de faiziyle yapılmaktadır. Böyle bir durum olup olmadığı yıl bitmeden kontrol edilmeli ve muhasebeci/mali müşaviriniz ile görüşerek sorunun giderilmesi sağlanmalıdır.
Ayrıca yeni yılda mali takvim yılı da değiştiği için Aralık ayı reçeteleri herhangi bir sebeple silinerek Ocak ayına işlenmemelidir. Özellikle hasılat değişimine de sebep olabilen bu tür hareketler kurum tarafından soruşturulmaktadır. Ortaya çıkan hatalı durum eczaneden faiziyle tahsil edilmektedir.
Miad Kontrolü: Eczane stoklarındaki ilaç ve ürünlerin son kullanma tarihleri kontrol edilerek takip eden aylara göre liste yapılmalıdır. Eczanelerde kullanılan paket programlarda bu tarz listelerin çıkarılabildiği menüler bulunmaktadır. Yapılan bu işlem imha olacak ilaç ve ürün sayısını azaltacaktır. Varsa bozulan/miadı dolan ilaçların imhaya gönderilme sürecine kadar kutuların üzerine “miadı geçmişimha edilecek” ibaresi yazılmak suretiyle karekod/barkod üzerlerinin çizilerek ayrı bir yerde muhafaza edilmesi gerekmektedir. Satışa hazır durumda tespiti halinde ceza uygulanmaktadır.
Hastaya ait Teslim Edilmek Üzere Bekleyen İlaçların Kontrolü: Sosyal Güvenlik Kurumu ile yapılan protokol gereği reçete içeriğindeki ilaçlar, hastaya en geç 60 gün içerisinde ulaştırılmış olmalıdır. Protokolün ilgili maddesi şu şekildedir; Madde 5.3.5. Kurum, İl Sağlık Müdürlüğü veya Eczacı Odası tarafından eczanede yapılan denetimde, reçete sahibi veya ilacı alan kişiye teslim edilmeyen ilaçlara ait reçetelerin Kuruma fatura edildiğinin tespiti halinde ilaç bedelinin 2 (iki) katı tutarında cezai şart uygulanarak eczacı uyarılır. Tekrarı halinde ilaç bedelinin 10 (on) katı tutarında cezai şart uygulanarak sözleşme feshedilir ve 3 (üç) ay süre ile sözleşme yapılmaz. Ancak, Kurum tarafından yapılacak soruşturma neticesinde hastaya teslim edilmek üzere hastanın ilaç alım tarihinden itibaren 60 (altmış) günü geçmeyecek sürede ilaçların eczanede bekletildiğinin saptanması halinde bu madde hükmü uygulanmaz.
Takas Kontrolü: Özellikle komşu eczaneler arasında çeşitli sebeplerden dolayı takas işlemi yapılabilmektedir. Yeni yıl yeni bir başlangıç demektir. Yeni yıla girerken takasların eşitlenmesi eczane muhasebenizi de netleştirecektir.
Emanet - Veresiye Kontrolü: Eczanelerde çeşitli sebeplerden dolayı emanet ve veresiye oluşabilmektedir. Emanet ve veresiye rakamları kontrol edilerek geri dönüşlerinin çok hızlı olması sağlanmalıdır. Artarak giden rakamlar eczanelerin sermayelerinden tüketmektedir. Yaşanan enflasyonist dönem göz önünde bulundurularak bu tür risklerden olabildiğince uzak durulmalıdır.
Borçlar ve Masraf Kontrolü: Yıl içerisinde azar azar alışveriş yapıp bakiye bırakılan iş yerleri olabilir. Ödemelerin tamamlanması ve alınan masraf faturalarının muhasebeye iletilmesi muhasebeci/mali müşavirinizin eczanenizin hesaplarını doğru yapmasını ve doğru vergi vermenizi sağlayacaktır. Ayrıca bağlı bulunulan belediye, vergi dairesi ve SGK’dan borç sorgulaması yapılmalı ya da borcu yoktur belgesi talep edilmelidir. Muhasebeci/Mali Müşavirinizden de yardım talep edebilirsiniz.
Fiyat Etiket Yönetmeliği: 28/06/2014 tarihli ve 29044 sayılı Resmî Gazete’ de yayımlanmakla yürürlüğe giren Fiyat Etiketi Yönetmeliğine göre (Md.5); “Perakende satışa arz edilen malların üzerine kolaylıkla görülebilir ve okunabilir şekilde yazılı, dijital veya elektronik etiket konulması; etiket konulması mümkün olmayan hallerde aynı bilgileri kapsayan listelerin görülebilir ve okunabilir şekilde uygun yerlere asılması zorunludur.” Ticaret Bakanlığı Ticaret İl Müdürlüğü tarafından Fiyat Etiketi Yönetmeliği’ne göre denetimler yapılmaktadır. Buna göre müesseselerde bulunan fiyat etiketlerinde aşağıdaki hususlara uyulması gerektiği üyelerimizin bilgisine sunulmaktadır. Katma Değer Vergisi Kanunu ve Fiyat Etiketi Yönetmeliğine göre; Etiket ve listelerde aşağıda yer alan hususların bulunması zorunludur.
· Malın üretim yeri, (Üretim yeri Türkiye olan mallar için Bakanlıkça tespit ve ilan edilen şekil, logo veya işaret bulunması, İthal edilmiş mallara ait etiketlerde; malın üretildiği ülke isminin Türkçe yazılması zorunludur.
· Malın tüm vergiler dâhil satış fiyatı, (Etiket ve listelere fiyatların hemen altına gelecek şekilde “Fiyatlarımıza KDV dahildir.” İbaresi yazılmalıdır. Bu ibare elle yazılabileceği gibi, kaşe kullanmak suretiyle de basılabilir veya önceden matbaada bastırılabilir.
· Etiket ve listelerde satış fiyatlarının; “Türk Lirası”, “TL” veya “₺” simgesi şeklinde yazılması zorunludur.
· Malın satış fiyatının uygulanmaya başlandığı tarih,
· Hizmetlerin tarife ve fiyatlarını gösteren listelerin de düzenlenerek asılması zorunludur.
Hizmetlere ilişkin tarifelerde hizmetin ayırıcı özelliği, tüm vergiler dahil satış fiyatı ve bu fiyatın uygulanmaya başladığı tarihin belirtilmesi yeterlidir. Ticaret İl Müdürlükleri tarafından konuya ilişkin zaman zaman denetimler yapılmakta olup Fiyat Etiketi Yönetmeliğine aykırılığın tespiti halinde idari para cezası uygulanmaktadır.
Personel Özlük Dosyası Kontrolü: Eczanede çalışan her personel için özlük dosyası oluşturmak ve denetlemelerde gösterilmek üzere hazır bulundurmak zorunludur. Personeller için özlük dosyası oluşturulmamışsa mutlaka oluşturulmalı, özlük dosyası daha önce oluşturulmuşsa da varsa evrak değişikliği yeni belge özlük dosyasına eklenmelidir. (izin, ikametgâh, aile bireylerinin durumu… vb) Personel bordroları ve izin evraklarının, eczacı ve ilgili eczane personelleri tarafından imzalanıp imzalanmadığı kontrol edilmelidir. Evrakların, ilgili personelin özlük dosyasına konulduğu kontrol edilmelidir.
Yazarkasa Entegrasyonu: Türkiye’de, paket program kullanan ve yazarkasa pos cihazı bulunan tüm işletmelere bu ikisini birbirine entegre etme zorunluluğu 2018 yılında getirilmiştir. 2024 yılından itibaren denetlemeler yapılmakta ve eksikliğinde cezai işlem uygulanmaktadır. Meslektaşlarımızın entegrasyon işlemlerini tamamlamalarını, yazarkasası eski model olan ya da hafızası bitmek üzere olanların da VUK 507’ye (EczacıPos…vb) tabi cihazlardan bir tanesini almalarını öneriyoruz. Eczane muhasebe kayıtlarında önceki dönemlerden kalma yazarkasa bulunup bulunmadığı hususunu da muhasebeci/mali müşavirinizle görüşmenizi öneriyoruz.
Evrakların Kontrolü: Eczanelerimizdeki saklanması zorunlu evraklar, yeni yıla girerken tasniflenerek arşiv için ayırdığımız alana kaldırılmalıdır. 10 yılı geçmiş evraklarınızı geri dönüşüm yapılması amacıyla odamıza gönderebilirsiniz.
Bilgisayar Yedekleme Yapılması: Eczanelerimizde özenle korunması gereken kişisel ve mesleki belgelerin büyük bir kısmını dijital veriler oluşturmaktadır. Özellikle kullanılan eczane otomasyon programının verilerinin saklandığı ana bilgisayar öncelikli olmak üzere eczane bilgisayarlarının tamamı kontrol edilerek gereksiz evrakların silinmesi, gerekli olabileceklerin de ayrı bir depolayıcıya yedeklenmesi önerilmektedir.
Defter Tasdik Yapılması: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde ticari işletmeler tarafından tutulması gereken defterlerin ilgili kurumlarca onaylanması işlemine defterin tasdik edilmesi denilmektedir. Eczanelerde; önceleri Yevmiye Defteri, Defteri Kebir, Envanter Defteri için onay işlemi yapılırken 1 Ocak 2024 tarihinden itibaren e-defter uygulamasına geçiş ile birlikte Defteri Kebir ve Yevmiye Defteri’nin noter tasdik işlemlerine gerek kalmamış olup sadece Envanter Defteri için noterden tasdik işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Envanter Defteri tasdik işlemini mükellefin kendisi ya da muhasebeci/mali müşaviri de yaptırabilmektedir. Envanter defteri noter tasdik ücreti Türkiye Noterler Birliği Fiyat Tarifesi’ne göre 1367,58 TL'dir. (100 sayfa için ve kağıt/defter bedeli hariç
Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi Kayıt: Kiralama yoluyla edinilen taşıtlar, eczane muhasebe kayıtlarına dahil edilmiş taşıtlar, özel taşıt tanıma sistemi kullanan bireysel taşıtların yakıt masraflarının muhasebede gider gösterilebilmesi için Taşıt Tanıma Aparatı taktırılması gerekmektedir. (Elektrikli taşıtlar bu kapsam dışındadır.
KVKK ve VERBİS Kaydı: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca Eczaneler, ana faaliyet konusu özel nitelikli sağlık verisi işleme olduğundan Veri Sorumluları Bilgi Sicil Sistemi’ne (VERBİS) bildirimini yapmakla yükümlüdür. Bu yükümlülüklerden birisi de KVKK'nın 16.maddesi uyarınca VERBİS bildiriminde bulunmaktır. VERBİS'e kayıt yükümlülüğüne ilişkin detaylar Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelikte düzenlenmiş olup, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleyenlerden olan eczacıların bu yükümlülükleri yerine getirmesi gerekmektedir. Bu doğrultuda; VERBİS kaydı olmayan, eksik olan, bilgilerinde değişiklik olan eczanelerin kayıt/düzenleme işlemlerini tamamlamaları gerekmektedir. İşlemlerini tamamlamayan eczanelere cezai işlem uygulanacağı KVKK’da belirtilmiştir. 01.10.2025 tarih ve 33034 sayılı Resmi Gazetede, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından 04.09.2025 tarih ve 2025/1572 sayılı Karar ile yıllık çalışan sayısı 10'dan az ve yıllık mali bilanço toplamı 10 milyon Türk Lirasından az olan Eczanelerin, VERBİS bildirim yükümlülüğü bulunmamaktadır.
İş Sağlığı ve Güvenliği İşlemleri: 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'nun "İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri" başlıklı 6. maddesi kapsamında, 50'den az çalışanı bulunan ve az tehlikeli sınıfta yer alan işyeri işvereni veya işveren vekillerinin bu yükümlülüğü, kendi tercihi ile belirleyebileceği aşağıda yer alan yöntemlerden bir veya birkaçı ile birlikte yerine getirebileceği bildirilmektedir.
· Çalışanları arasından iş güvenliği uzmanı veya işyeri hekimi görevlendirerek,
· Hizmetin tamamını veya bir kısmını ortak sağlık ve güvenlik birimlerinden veya ÇASMER'lerden hizmet alarak,
· Belirlenen niteliklere ve gerekli belgeye sahip olması halinde İSG hizmetlerini bizzat kendi üstlenerek,
· Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığınca ilan edilen eğitimi tamamlamak şartıyla iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi görevlendirme şartı olmaksızın işe giriş ve periyodik muayeneler ve tetkikler hariç iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerini bizzat üstlenerek.
Eczanesi bulunan meslektaşlarımızın ve eczane çalışanlarımızın İş Sağlığı ve Güvenliği uygulamaları kapsamında alması gereken eğitimlerle ilgili olarak, Birliğimiz tarafından yürütülen çalışmalar kapsamında, T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının eğitim merkezi olan; Çalışma ve Sosyal Güvenlik Eğitim ve Araştırma Merkezi (ÇASGEM) ile, Uzaktan eğitim alanında protokoller imzalanmıştır. ÇASGEM'in ilgili eğitim içeriklerinin, çevrimiçi olarak verilmesine yönelik hazırlanan modüller; meslektaşlarımız ve eczane çalışanlarının kullanımı için, 10.11.2025 tarihinden itibaren aktiflenmiştir. İş sağlığı ve güvenliği hizmetlerini kendisi yürütmek üzere sertifika almak isteyen meslektaşlarımıza 16 saatlik "İşveren veya İşveren Vekili Eğitimi"; Eczane çalışanlarına 8 saatlik "İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi" Türk Eczacıları Birliği EBS Sistemi üzerinden erişime açılmıştır.
Bu çalışma yeni yıla girerken meslektaşlarımıza bilgi vermek ve eczanelerini ilgilendiren bu hususları kontrol ederek sorun yaşanmaması amacıyla hazırlanmıştır.
2026 yılının hepimize, ailemize, çevremize, mesleğimize, ülkemize ve tüm dünyamıza huzur, mutluluk ve sağlık getirmesini diliyoruz.
Saygılarımızla
Ecz. Onur Ferhat KARACAN
Samsun Eczacı Odası Yönetim Kurulu Adına
Başkanı
